L’ASBL Kaleo propose des hébergements et des séjours. Elle est reconnue et active dans les secteurs du Tourisme Social, des Organisations de Jeunesse et des Centres de Jeunes. Notre ASBL accueille principalement des groupes. Notre réseau compte 28 implantations, dans lesquelles sont repartis 20 gîtes de groupes et 8 gîtes auberges, essentiellement en pleine nature.
Les gîtes de groupes sont loués en autonomie. Les groupes et les familles s’approprient les lieux le temps de leur séjour et organisent généralement eux-mêmes leurs activités et l’intendance.
Plus d’informations sur www.kaleo-asbl.be
Mission
La personne a pour mission de garantir le bon fonctionnement des « gîtes de groupe » et d’assurer la continuité des services.
Mener à bien cette mission nécessite une double approche. Elle suppose à la fois une gestion courante centrée sur un travail administratif ainsi qu’un travail analytique et de réflexion sur le long terme.
Tâches
La personne assume les tâches suivantes :
Gestion courante
- Être en contact et s’assurer de la bonne collaboration de l’ensemble des parties prenantes (équipes du Secrétariat, gérants des gîtes de groupes, autorités locales, voisins des gîtes, prestataires de service).
- Faciliter et développer l’exploitation des gîtes de groupes (entretien, communication, commercialisation, réservation, gestion administrative) ; communiquer les informations récoltées aux bons services afin d’assurer un suivi adéquat.
- En collaboration avec l’équipe Secrétariat gîte des groupe, assurer la gestion des réservations de séjours, traiter des demandes (mails et téléphoniques) ; maîtriser le logiciel de réservation.
- Assurer le suivi des gérants de gîtes de groupes en organisant régulièrement des contacts et réunions.
- Assurer le suivi des volontaires.
- Contrôler les flux financiers (vérifier les factures de prestataires, analyser les équilibres économiques, …) et effectuer des encodages de facture sous la supervision du comptable.
- Dynamiser et participer à l’ancrage local des gîtes de groupe, notamment en organisant avec les gérants des évènements à destination des riverains, bénévoles, publics propres au gîte.
- Organiser des séjours dans les gîtes de groupe (séjours scolaires, chantiers internationaux, …)
- Faire le lien entre le groupe et le gérant, trouver des solutions d’intendance
- Organiser/planifier les activités et animations des groupes
- Organiser des projets dans les gîtes de groupe
- Chercher des subsides
- Créer des partenariats avec d’autres associations
- Gérer la mise en place logistique des projets
Analyses et vision sur le long terme
- Analyser le fonctionnement des gîtes de groupe, leurs contraintes (techniques, financières, immobilières, …) et réglementations, proposer des pistes d’amélioration des processus de travail.
- En collaboration avec l’équipe « infra », s’assurer de la stratégie d’utilisation des gîtes, de leur exploitation et de leur entretien à long terme.
- En collaboration avec l’équipe commerciale, analyser les cycles de réservations, identifier de nouvelles offres et de nouveaux publics.
- Formaliser le travail : réaliser ou mettre à jour les procédures nécessaires.
- Etablir les priorités d’actions à venir, anticiper les actions à entreprendre.
Ponctuellement
- Renforcer les équipes en cas d’urgence, d’absences ou de surcroit d’activité, au Secrétariat comme dans les gîtes.
- Prendre part à l’organisation des évènements, activités et actions de promotion.
Profil
Le candidat aura
- Un diplôme de l’enseignement supérieur
- Une expérience des organisations de jeunesse et/ou de la pratique des séjours (camps, stages, classes vertes, …)
- La capacité d’analyser, de synthétiser et d’identifier des pistes d’amélioration
- Une attitude dynamique, une bonne dose de créativité et la capacité de prendre des initiatives
- Une maîtrise des outils informatiques
- Une connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais
- Une très bonne organisation, de la flexibilité et une grande polyvalence
- La capacité d’identifier les bons interlocuteurs et de collaborer avec des nombreuses personnes et services sur un mode de co-construction
- Le permis B
- Un passeport APE
Le contrat proposé est un temps plein à durée indéterminée.
Lieux de travail : siège de Namur, possibilité de télétravail partiel, déplacements réguliers à Bruxelles et dans les Gîtes.
Candidature
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer à l’attention de Benoît César, Secrétaire général, pour le 19 octobre 2023 au plus tard, uniquement via l’adresse job@kaleo-asbl.be.
Veuillez nommer vos documents en respectant la formule suivante : NOM_PRENOM_CV et NOM_PRENOM_LM et d’indiquer la fonction dans l’objet du mail.
