La Fédération des Maisons de Jeunes en Belgique francophone (FMJ), Organisation de Jeunesse reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles, active dans le soutien, le développement des Maisons et Centres de Jeunes ainsi que dans la défense politique des enjeux du secteur jeunesse, engage un(e) secrétaire de direction et responsable en gestion des ressources humaines (H/F/X) à temps plein, à partir du 1er novembre 2022.
Dans une conception pluraliste, la FMJ a pour but de favoriser la création et le développement des Maisons et Centres de Jeunes. Elle regroupe une centaine d’associations membres, en Wallonie et à Bruxelles, et leur apporte un soutien pédagogique, des formations à l’attention des professionnels et des bénévoles du secteur de la jeunesse, un support pour ses membres dans la réalisation de leur projet associatif, différents services, ainsi qu’une mise en réseau. Plus d’infos sur www.fmjbf.org
- Description de la fonction
L’emploi proposé regroupe deux fonctions.
La première, secrétaire de direction, consiste à assister le directeur dans l’organisation, le suivi et l’administration des instances de l’ASBL (bureau, organe d’administration et AG). Il/elle est chargé/e de préparer les ordres du jour et assurer la gestion administrative des instance et de l’asbl (statuts, parutions, etc.). Il/elle a également en charge l’organisation générale du secrétariat de la FMJ, en articulation avec la secrétaire engagée à temps plein.
La seconde, responsable en gestion des ressources humaines, consiste à assurer l’administration du personnel et la gestion des subventions emploi de l’association. Il assure également une veille des réglementations et organise leur mise en œuvre au sein de l’ASBL. Il appréhende et décline la stratégie RH et assure la gestion des ressources humaines (recrutements, plans de formation,…). Le GRH assure aussi un service de conseils et de support auprès des instances décisionnelles. Enfin, il est également un soutien à la gestion financière en matière d’emploi et à la gestion globale de l’ASBL.
- Tâches
- Assurer le secrétariat et la préparation des réunions des instances de la FMJ (en articulation avec le directeur).
- Préparer et assurer le suivi des réunions des instances (convocation, locations de salles, PV de réunions, suivi général)
- Assurer le suivi des décisions.
- Assurer la gestion administratives de l’ASBL.
- Mise à jour et gestion des statuts.
- Assurer les démarches de publicités (parution au moniteur, registre UBO, etc).
- Assurer la mise à jour des listes de membres, etc.
- Assurer la gestion et l’organisation globale du secrétariat.
- Le secrétariat de direction s’assure de l’organisation globale et du partage des tâches au sein de l’équipe administrative, qu’elle coordonne.
- S’assurer de la bonne gestion des aspects administratifs liés au fonctionnement de la FMJ (affiliations, base de données, gestion du courrier, des locations de salle, …)
- Administration du personnel
- Etablir les formalités et les documents relatifs à l’entrée et la sortie des travailleurs (Dimona, formulaires C4, attestations de vacances,…).
- Etablir et gérer les contrats de travail (contrats, avenants,…).
- Gérer le tableau de bord des prestations et gérer les absences (VA, récupérations, maladie, …).
- Réceptionner, vérifier et distribuer les fiches de paie et autres documents sociaux et fiscaux.
- Réceptionner et contrôler les notes de frais.
- Gérer les contacts avec le secrétariat social.
- Gérer les relations externes avec l’inspection du travail, la sécurité sociale, …
- Gérer le dossier assurance-loi et toute autre tâche imposée par les dispositions légales.
- Gestion des subventions à l’emploi
- Gérer les dossiers APE/Maribel (déclarations, rapports annuels, formalités diverses, …).
- Gérer le dossier Fédération Wallonie Bruxelles (Cadastre Emploi, Annexe 12, Indice de Classement des OJ,…).
- Veille des réglementations
- Faire une veille des nouvelles législations (CCT, …) en vigueur dans le secteur.
- Mettre à jour le Règlement de Travail et le Règlement d’usage interne en fonction des différentes réglementations de travail et CCT.
- Gestion des ressources humaines
- Organiser les recrutements.
- Organiser l’agenda des entretiens d’évaluation de l’équipe.
- Gérer les aspects administratifs et logistiques des plans de formation.
- Gérer la politique de bien-être au travail.
- Conseils et support
- Répondre aux demandes concernant tous les domaines des RH (droit du travail, formation, recrutement, contrats de travail, rémunérations, …).
- Faire appel, si nécessaire, à des expertises pointues.
- Gestion financière
- Etablir, avec la comptabilité, le budget emploi annuel de l’association.
- Etablir, avec la comptabilité, diverses projections sur l’emploi en fonction des besoins.
- Gestion générale de l’ASBL
- Construire et suivre le tableau des subventions.
- Faire un suivi régulier des budgets des projets.
- Gérer le dossier des assurances de la FMJ.
- Compétences requises
- Bonne connaissance générale en législation sociale.
- Connaissance générale en comptabilité et gestion budgétaire.
- Connaissance générale du secteur OJ et du secteur CJ (décret emploi, décret APE, pouvoirs subsidiants,…).
- Très bonne expérience dans la conduite d’entretien d’embauche, d’entretien d’évaluation,…
- Capacité à analyser et gérer les conflits, les tensions,…
- Capacité à synthétiser et à formuler des avis, conseils juridiques.
- Capacité à construire des outils de gestion du personnel adaptés à une dynamique de travail associative.
- Capacité à analyser, synthétiser et communiquer des données complexes.
- Capacité à installer et superviser des procédures collectives et individuelles de fonctionnement.
- Capacité à analyser et synthétiser des données complexes.
- Capacité à établir des relations de confiance employeur/employé.
- Capacité en techniques rédactionnelles.
- Capacité en techniques de négociation, de concertation et de communication.
- Profil
- Vous rencontrez des éléments clefs de compétences pour la fonction.
- Vous êtes prompt à investir de nouvelles matières pour élargir vos capacités d’action.
- Vous avez une bonne connaissance du secteur associatif et plus particulièrement du secteur des Maisons et Centres de Jeunes.
- Vous avez de bonnes notions en droit social, comptabilité et gestion budgétaire.
- Vous savez gérer le stress, les relations interpersonnelles et les conflits.
- Vous savez travailler de manière autonome tout en sachant évoluer en équipe.
- Vous faites preuve de discrétion et de rigueur.
- Vous êtes créatif, proactif, sociable et communicatif.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Internet).
- Vous êtes flexible quant aux déplacements.
- Vous disposez d’une voiture.
- CONDITIONS
- Un contrat de travail à temps plein.
- Lieu de travail à Liège (déplacements occasionnels à Bruxelles ou Namur).
- Chèques-repas
- Rémunération en référence aux conditions fixées en CP 329.02, échelon 4.2, du secteur socioculturel de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Le poste est à pourvoir à partir du 1er novembre 2022. Envoi des candidatures (CV et lettre de motivation pour le 7 octobre 2022 au plus tard uniquement par mail via l’adresse fmj@fmjbf.org (objet : candidature poste Responsable GRH et secrétariat de direction). Les entretiens de recrutement se dérouleront entre le 17 et le 28 octobre pour un engagement idéalement au 1er novembre.
